Журнал учёта персональных данных: зачем нужен и как вести

Журнал учёта персональных данных — это фактическая фиксация того, что происходит с данными в компании: кто и когда получил доступ к базе, когда данные были изменены, переданы третьим лицам или уничтожены. Это не единоразовая бумага, а рабочий инструмент, который ведётся постоянно, пока компания обрабатывает данные.

Политика описывает правила в теории, журнал показывает, что правила реально соблюдаются на практике. Если субъект персональных данных запрашивает информацию о том, как использовались его данные, или если Роскомнадзор запрашивает подтверждение соблюдения сроков хранения — единственный источник ответа именно журнал, а не политика.

Факт и дату получения согласия, случаи передачи данных третьим лицам (например, в бухгалтерию, курьерскую службу, платёжный сервис), факт и дату уничтожения данных по истечении цели обработки, инциденты — попытки несанкционированного доступа или утечки. Форма журнала не жёстко регламентирована законом, но должна быть последовательной и соответствовать реальным процессам компании, а не быть общей заготовкой.

Журнал заводят один раз для проверки и забывают вести дальше. При следующей проверке разрыв в датах виден сразу — это выглядит хуже, чем полное отсутствие журнала, потому что показывает, что документ существует формально, а контроля за данными на самом деле нет.